E-Rechnung: Pflicht ab 2025 – Alle wichtigen Infos

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist ein modernes Format der Rechnungsstellung, das sich stark von den traditionellen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen unterscheidet. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland sogar Stück für Stück verpflichtend für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Doch was genau ist eine E-Rechnung, und warum ist sie so wichtig?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Das bedeutet, dass die in der Rechnung enthaltenen Informationen – wie Rechnungssteller, Empfänger, Betrag, Steuerinformationen und Fälligkeit – nicht nur für Menschen, sondern auch für Computer leicht lesbar und verarbeitbar sind.

Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei, die lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung ist, enthält eine E-Rechnung Daten in einem speziellen Format wie XML (Extensible Markup Language). Diese strukturierte Form ermöglicht es Buchhaltungs-Systemen, die Daten automatisch auszulesen und zu verarbeiten, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Für eine ausführliche Erklärung des Unterschieds zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung, lesen Sie hier weiter.

Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle B2B-Transaktionen verpflichtend. Das bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt aber Übergangsfristen.

Daten und Übergangsfristen:

• Ab 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.
• Bis 31.12.2026: Übergangsfrist, Rechnungen von 2025 und 2026 weiterhin als PDF möglich.
• Bis Ende 2027: Rechnungen ausstellen von 2026 weiterhin als PDF möglich, sofern das Unternehmen maximal 800.000 € Vorjahresumsatz gemacht hat.
• Ab 2028: Die E-Rechnung ist in allen Bereichen verpflichtend.

Warum ist die E-Rechnung wichtig?

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, sowohl für Unternehmen als auch für die gesamte Wirtschaft:

1. Effizienzsteigerung: Da E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden können, entfallen viele zeitaufwendige manuelle Schritte. Dies beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung.
   
2. Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert. Die Daten aus der E-Rechnung werden direkt in die Buchhaltungssysteme importiert, wodurch Tippfehler oder Zahlendreher vermieden werden.
   
3. Kosteneinsparung: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Versand ein. Zudem werden die internen Bearbeitungszeiten reduziert, was ebenfalls Kosten senkt.
   

Wie funktioniert die E-Rechnung?

Die E-Rechnung wird in einem strukturierten Datenformat erstellt, das die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. In Deutschland sind die am häufigsten verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate sind darauf ausgelegt, sowohl die menschlich lesbare als auch die maschinenlesbare Komponente einer Rechnung zu beinhalten.

• XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsverarbeitung entwickelt wurde. Es enthält keine visuelle Darstellung der Rechnung, sondern konzentriert sich vollständig auf die strukturierte Datenübermittlung.
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. So können Rechnungen sowohl von Menschen gelesen als auch von Maschinen automatisch verarbeitet werden.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 werden alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sein, E-Rechnungen für B2B-Transaktionen zu verwenden. Dies betrifft insbesondere die Rechnungsausstellung und den Empfang, wobei Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre IT-Infrastruktur den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Eine interessante Eigenschaft der E-Rechnung ist, dass sie auch in eine PDF-Datei eingebettet werden kann. Dieses hybride Format kombiniert die Vorteile einer menschenlesbaren PDF-Rechnung mit den Vorteilen einer maschinenlesbaren E-Rechnung.

Wie bereitet sich Ihr Unternehmen vor?

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und Prozesssicherheit. Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten, ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Systeme frühzeitig anpassen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen.

Wir bieten Ihnen hierzu zwei spezialisierte Schulungen an: Ein 2-Stunden-Webinar für Entscheider, das einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Anforderungen und strategischen Implikationen gibt, sowie ein 1-Tages-Seminar für Fachkräfte, das Ihnen die praktische Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen näherbringt.