Im Zuge der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein häufiges Missverständnis, dass eine PDF-Rechnung als E-Rechnung gilt. Das ist jedoch nicht der Fall. Während beide Formate digital sind, liegen die Unterschiede in der Struktur und der Art der Datenverarbeitung.
In Kürze:
- PDF-Rechnung: Dies ist eine visuelle Darstellung der Rechnung, ähnlich wie eine gedruckte Rechnung. Rechnungen in reiner PDF-Form sind ab 2025 als rechtskonforme Rechnung nicht mehr zulässig.*
- E-Rechnung: Eine E-Rechnung hingegen wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XML übermittelt. So ist das Scheiben, Empfangen und Verarbeiten standardisiert.
Die E-Rechnungen ist als Rechnungsform ab 2025 verpflichtend für B2B Unternehmen.*
*Es besteht eine Übergangszeit für das Senden von E-Rechnungen. Das Empfangen muss jedoch bereits ab 2025 gewährleistet sein. Lesen Sie hier mehr dazu.
PDF-Rechnung: ein digitalisiertes Papierdokument
Eine PDF-Rechnung ist im Grunde genommen eine digitale Abbildung einer Papierrechnung. Sie enthält alle notwendigen Informationen für eine Rechnung, wie Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Beträge und Steuern. Diese Informationen sind jedoch in einem unstrukturierten Format gespeichert. Das bedeutet, dass ein Buchhaltungssystem diese Daten nicht automatisch auslesen kann. Die Eingabe der Daten in das System muss manuell erfolgen, was zeitaufwendig ist und die Fehleranfälligkeit erhöht.
E-Rechnung: Automatisierte Verarbeitung durch strukturierte Daten
Im Gegensatz dazu ist eine E-Rechnung ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument. Die Rechnungsdaten werden in einem standardisierten Format wie XML gespeichert, das es Buchhaltungssystemen ermöglicht, diese Daten direkt zu verarbeiten. Dies eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe und minimiert das Risiko von Fehlern.
Ein weiteres Merkmal der E-Rechnung ist, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht, die ab 2025 in Deutschland verbindlich werden. Während gewöhnliche PDF-Rechnungen in vielen Unternehmen derzeit noch gängig sind, werden sie ab 2025 für B2B-Transaktionen in Deutschland nicht mehr ausreichen. Unternehmen müssen auf E-Rechnungen umstellen, um den neuen gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen.
Eine interessante Eigenschaft der E-Rechnung ist, dass sie auch in eine PDF-Datei eingebettet werden kann. Dieses hybride Format kombiniert die Vorteile einer menschenlesbaren PDF-Rechnung mit den Vorteilen einer maschinenlesbaren E-Rechnung.
Das ist ist besonders nützlich in Übergangsphasen, in denen einige Empfänger möglicherweise noch nicht vollständig auf reine E-Rechnungen umgestellt haben. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Rechnungen sowohl den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch für alle Empfänger kompatibel sind.
Warum die Umstellung auf E-Rechnungen wichtig ist
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet nicht nur den Vorteil der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen. E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und präzisere Verarbeitung von Rechnungen, was zu einer besseren Liquiditätsplanung und einem effizienteren Finanzmanagement führt.
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